Warum FilesApp?
Smartes Datei Management, KI-gestützt und flexibel
Die FilesApp ist zwischen die Anwendungssoftware auf dem jeweiligen Gerät und die angebundenen Systeme geschaltet und regelt anhand der Vorgaben das Management von Dateien, sodass sie in den vorgegebenen Dateisystemen und Verzeichnissen unter den vorgegebenen Dateinamen gespeichert und innerhalb von Sekunden wieder aufgefunden werden können.
Die FilesApp speichert keine Dateien, sie setzt auf vorhandene Dateisysteme auf.
Ebenso greifen sämtliche Benutzer- und Berechtigungsvorgaben der angebundenen Dateisysteme, sodass weder eine weitere Berechtigungs-Administration erforderlich ist, noch dass Anwender/-innen auf Daten zugreifen können, für die sie im Dateisystem keine Berechtigung haben.
Verlauf beim Upload durch den Anwender
Der/die Anwender/-in bekommt in der FilesApp den passenden Dokumententypen von der KI vorgeschlagen oder wählt ihn aus. Die Tags werden durch die KI befüllt oder der Anwender vergibt die relevanten Tags
Die FilesApp gibt das für den Dokumententyp definierte Verzeichnis und den Dateinamen für die Speicherung auf dem konfigurierten Endpunkt vor
Das Dokument wird nach den Definitionen direkt im definierten Dateisystem und Verzeichnis mit dem vorgegebenen Dateinamen gespeichert
Das Datei-Management erfolgt anhand von definierten Dokumententypen mit ihren Tags und vorgegebenen Verzeichnis- und Dateinamenskonventionen, die individuell administriert werden können.
Stellen Sie die Dokumententypen hinsichtlich der Tags nach Ihren Vorstellungen oder den Unternehmensvorgaben zusammen und vergeben Sie Verzeichnis- und Dateinamen mit Texten und Variablen.
Die integrierte KI erkennt dabei sowohl Dokumententypen, als auch die definierten Tags, sodass die Anwender/-innen lediglich noch eine Plausibilitätsprüfung für die erkannten Inhalte und Zuordnungen durchführen und keine Aufwände mehr für die korrekte Verzeichnisauswahl und die Vergabe von Dateinamen haben.
Die komplett automatisierte Speicherung von Dateien ist ebenfalls möglich.
Die FilesApp ermöglicht über ihre API und SDK zudem die Anbindung, Integration und Automatisierung mit entsprechenden weiteren Applikationen, wie ERP-Systeme, Workflow-Management, uvm. So können Sie zum Beispiel Microsoft SharePoint durch die FilesApp als Dateisystem für ein DMS verwenden, wenn das verwendete System eine moderne API bietet, und das ohne Zusatzkosten.
Verlauf bei Anbindung von Systemen,
zum Beispiel ERP
Der/die Anwender/-in wählt bei der Ausgabe eines Vorgangs im System die Definition mit FilesApp in der Ausgabesteuerung
Die Tags werden automatisch erzeugt, die FilesApp gibt über die für den Vorgang definierten Vorgaben Verzeichnis und Dateiname für die Speicherung auf dem Endpunkt vor
Das Dokument wird nach den Definitionen direkt im definierten Dateisystem und Verzeichnis mit dem vorgegebenen Dateinamen gespeichert
Im Durchschnitt erzielen die Anwender/Anwenderinnen und Unternehmen mit der FilesApp beim Datei-Management und der Suche eine Effizienzsteigerung von über 95%.
Die Einhaltung der Datenschutzvorgaben beim Datei-Management erfolgen durch die FilesApp und der Anwendung der Dokumententypen automatisiert.
Automatisiertes Datei-Management
Binde deine Dateisysteme in der FilesApp ein und behalte so den Überblick über alle eingebundenen Daten in einer App.
Die FilesApp speichert keine deiner Dateien, sie werden inhaltlich unverändert in den von dir definierten Dateisystemen gespeichert.
Die FilesApp liegt als Datei Management System über allen angebundenen Datenspeichern, egal ob lokal oder in der Cloud, was das regelbasierte Speichern und die schnelle Suche über alle Systeme ermöglicht.
Mit der FilesApp kannst du einfach und flexibel Dokumententypen erstellen und die zu verwendenden Dateisysteme, Verzeichnisse und Dateinamen mit Variablen und Konstanten vorgeben. Ebenso die Tags, die du zu diesem Dokumententypen wünscht.
KI-gestütztes Tagging von Dokumenten
Aktiviere die Künstliche Intelligenz (KI) in deinen Dokumententypen und lasse die FilesApp mitlernen. Sie erkennt im weiteren Verlauf die Dokumententypen und belegt die Tags vor.
Die Tags sind definierbar und können Dokumententypen-übergreifend zur Verfügung gestellt werden.
Auch Abhängigkeiten zwischen Tags können hergestellt oder automatisch von angebundenen Systemen befüllt werden.
Die Tags können in allen gängigen Formaten, wie Text, Datum, Zahlen, Währung, usw. konfiguriert und in verschiedenen Dokumententypen verwendet werden.
Flexibles Datei- und Dokumenten Management
Verleihe deinen Dateisystemen die Intelligenz der FilesApp und strukturiere und organisiere die Datenhaltung nach deinen Vorgaben.
Du bist dabei in der Konfiguration der Dokumententypen, Verzeichnis- und Dateistrukturen völlig flexibel und kannst diese nach deinen Vorstellungen oder nach Unternehmensvorgaben abbilden.
Verwende vorhandene Dateisysteme, wie zum Beispiel Microsoft SharePoint, als Backend für dein Dokumenten Management.
Die FilesApp liegt als intelligentes Dokumenten Management System über allen angebundenen Datenspeichern und organisiert anhand der von Ihnen definierten Dokumententypen, in welche Speicherorte und Verzeichnisse die Dokumente mit welchem Dateinamen gespeichert werden sollen, egal ob lokal oder in der Cloud.
Finden Sie Dateien innerhalb von Sekunden
Ob am Rechner, Tablet oder Smartphone, mit der FilesApp findest du deine Dateien in sämtlichen, angebundenen Dateisystemen.
Bei aktivierter Indizierung sowohl in einem Datenarchiv, das von der FilesApp noch nicht getagt wurde, als auch nach Inhalten von Dokumenten.
Die Indizierung kann pro angebundenes Dateisystem auch auf die Inhalte bezogen aktiviert werden.
Speichere zudem häufig verwendete Suchanfragen in Vorlagen, sodass du diese direkt ausführen kannst.
Tiefe Integrationen
Sämtliche Funktionen der FilesApp sind über die GraphQL API abbildbar.
Damit besteht die Möglichkeit der direkten Einbindung in weitere Systeme, wie ERP-, BI-, Workflow-Systeme, uvm.
Nutze deine vorhandenen Dateisysteme zum Beispiel als Dokumenten Mangement Speicher deines ERP-Systems oder gestalte Workflows für Rechnungseingang, Qualitätssicherung, uvm.
Mit der FilesApp Integration in Microsoft Power Automate stehen dir für alle definierten Dokumententypen und Tags der FilesApp die Trigger und Tags zur Verfügung, um beliebige Work Flows für zum Beispiel für die Automatisierung von Prozessen erstellen zu können.
Zentrale Administration
Nutze die FilesApp auf allen Geräten mit der einheitlichen, von dir frei konfigurierbaren Arbeitsumgebung.
Definiere, kopiere und speichere Dokumententypen nur für dich oder stelle sie allen berechtigten Usern für die entsprechende Dokumenten-Bibliothek zur Verfügung.
Ob am Rechner, Tablet oder Smartphone, mit der FilesApp findest du die Dateien in sämtlichen, angebundenen Datei-Systemen.
Bei aktivierter Indizierung sowohl in einem Datenarchiv, das von der FilesApp noch nicht getagt wurde, als auch nach Inhalten von Dokumenten.
Regelbasierender Datenschutz
Lege pro Dokumententyp den Schutzbedarf und die Klassifizierung der Dokumente an.
Lass die Dokumente durch die FilesApp auf dem über den Dokumententyp definierten Datei-System, im konfigurierten Verzeichnis und mit dem vorgegebenen Dateinamen automatisiert ablegen.
Du kannst in den Dokumententypen den Speicherort vorgeben und die Verzeichnisstruktur und die Dateinamen anhand von festen Bezeichnern und Variablen vorgeben.
