Warum FilesApp?
Intelligente Dateiverwaltung, KI-unterstützt und flexibel
Die FilesApp wird zwischen die Anwendungssoftware auf dem jeweiligen Gerät und den angeschlossenen Systemen geschaltet und regelt die Verwaltung von Dateien anhand der Vorgaben so, dass sie in den angegebenen Dateisystemen und Verzeichnissen unter den angegebenen Dateinamen gespeichert und innerhalb von Sekunden wieder gefunden werden können.
Die FilesApp speichert keine Dateien, sie basiert auf bestehenden Dateisystemen.
Ebenso greifen alle Benutzer- und Berechtigungsvorgaben der angeschlossenen Dateisysteme, so dass weder eine weitere Berechtigungsverwaltung erforderlich ist, noch dass Benutzer auf Daten zugreifen können, für die sie im Dateisystem keine Berechtigung haben.
Ablauf für den Nutzer
In der FilesApp wird dem Benutzer der passende Dokumententyp von der KI vorgeschlagen oder er wählt ihn aus. Die Tags werden von der KI gefüllt oder der Benutzer vergibt die entsprechenden Tags
Die FilesApp gibt das für den Dokumententyp definierte Verzeichnis und den Dateinamen zur Speicherung auf dem konfigurierten Endpunkt an
Nach den Definitionen wird das Dokument direkt in dem definierten Dateisystem und Verzeichnis mit dem angegebenen Dateinamen gespeichert
Die Dateiverwaltung basiert auf definierten Dokumenttypen mit ihren Tags und festgelegten Verzeichnis- und Dateinamenskonventionen, die individuell verwaltet werden können. Stellen Sie die Dokumenttypen in Form von Tags nach Ihren Vorstellungen oder Firmenvorgaben zusammen und vergeben Sie Verzeichnis- und Dateinamen mit Texten und Variablen.
Die integrierte KI erkennt sowohl die Dokumententypen als auch die definierten Tags, so dass die Anwender (m/w/d) nur noch eine Plausibilitätsprüfung der erkannten Inhalte und Zuordnungen vornehmen müssen und keine Zeit mehr für die Auswahl des richtigen Verzeichnisses und die Vergabe von Dateinamen aufwenden müssen. Auch eine vollständig automatisierte Ablage von Dateien ist möglich.
Die FilesApp ermöglicht über ihre API und ihr SDK auch die Anbindung, Integration und Automatisierung mit entsprechenden anderen Anwendungen, wie ERP-Systemen, Workflow-Management und vielem mehr. So kann z.B. Microsoft SharePoint als Dateisystem für ein DMS über die FilesApp genutzt werden, wenn das verwendete System eine moderne API bietet, und das ohne zusätzliche Kosten.
Ablauf bei Systemintegration
Bei der Ausgabe eines Prozesses im System wählt der Benutzer in der Ausgabesteuerung die FilesApp als Definitionstool
Die Tags werden automatisch generiert, die FilesApp gibt das Verzeichnis und den Dateinamen für die Speicherung auf dem Endpunkt anhand der für den Prozess definierten Vorgaben an
Nach den Definitionen wird das Dokument direkt in dem entsprechenden Dateisystem und Verzeichnis mit dem vorgegebenen Dateinamen gespeichert
Im Durchschnitt erzielen Anwender und Unternehmen mit der FilesApp eine Effizienzsteigerung von über 95% in der Dateiverwaltung und Suche.
Die Einhaltung von Datenschutzanforderungen in der Dateiverwaltung wird durch die FilesApp und die Verwendung von Dokumenttypen automatisiert.
Automatisches Datei-Management
Integrieren Sie Ihre Dateisysteme in die FilesApp und erhalten Sie einen Überblick über alle integrierten Daten in einer App.
Die FilesApp speichert keine Ihrer Dateien, diese werden inhaltlich unverändert in den von Ihnen definierten Dateisystemen abgelegt.
Als Dateimanagementsystem steht die FilesApp über allen angeschlossenen Datenspeichern, ob lokal oder in der Cloud, was eine regelbasierte Ablage und schnelle Suche über alle Systeme hinweg ermöglicht.
Mit der FilesApp können Sie einfach und flexibel Dokumenttypen anlegen und die zu verwendenden Dateisysteme, Verzeichnisse und Dateinamen mit Variablen und Konstanten festlegen. Ebenso die Tags, die Sie für diesen Dokumententyp wünschen.
KI-gestütztes Tagging von Dokumenten
Aktivieren Sie künstliche Intelligenz (KI) in Ihren Dokumenttypen und lassen Sie die FilesApp mitlernen. Im weiteren Verlauf erkennt das System die Dokumenttypen und vergibt passende Tags.
Die Tags lassen sich jederzeit definieren und können dokumentenübergreifend zur Verfügung gestellt werden.
Auch Abhängigkeiten zwischen Tags können erstellt oder von angeschlossenen Systemen automatisch befüllt werden.
Die Tags können in allen gängigen Formaten wie Text, Datum, Zahlen, Währung usw. konfiguriert und in verschiedenen Dokumenttypen verwendet werden.
Flexible Datei- und Dokumentenverwaltung
Geben Sie Ihren Dateisystemen die Intelligenz der FilesApp und strukturieren und organisieren Sie die Datenverwaltung nach Ihren Vorgaben. Sie sind völlig flexibel in der Konfiguration der Dokumententypen, Verzeichnis- und Dateistrukturen und können diese nach Ihren Vorstellungen oder Unternehmensvorgaben abbilden.
Nutzen Sie Ihre bestehenden Dateisysteme, wie z.B. Microsoft SharePoint, als Backend für Ihr Dokumentenmanagement-System.
Als intelligentes Dokumentenmanagement-System steht die FilesApp über allen angeschlossenen Datenspeichern und organisiert anhand der von Ihnen definierten Dokumententypen, an welchen Speicherorten und in welchen Verzeichnissen die Dokumente mit welchen Dateinamen gespeichert werden sollen, ob lokal oder in der Cloud.
Dateien in Sekundenschnelle finden
Ob auf dem Computer, Tablet oder Smartphone, mit der FilesApp finden Sie Ihre Dateien in allen angeschlossenen Dateisystemen.
Bei aktivierter Indizierung sowohl in einem Datenarchiv, das noch nicht von der FilesApp verschlagwortet wurde, als auch nach dem Inhalt der Dokumente. Die Indizierung kann auch inhaltsbezogen für jedes angeschlossene Dateisystem aktiviert werden.
Häufig genutzte Suchanfragen können Sie auch in Vorlagen speichern, um sie direkt auszulösen.
Tiefe Integration
Alle Funktionen der FilesApp können über die GraphQL API abgebildet werden. Mit unserer API sind Sie in der Lage, andere Systeme wie ERP, BI, Workflow-Systeme und vieles mehr direkt zu integrieren.
Nutzen Sie Ihre vorhandenen Dateisysteme z.B. als Dokumentenmanagement-Speicher für Ihr ERP-System oder gestalten Sie Workflows für Rechnungseingang, Qualitätssicherung und vieles mehr.
Mit dem Connector zu Microsoft Power Automate stehen Ihnen für alle definierten Dokumententypen und Tags der FilesApp die Trigger und Tags zur Verfügung, um beliebige Workflows, zum Beispiel zur Automatisierung von Prozessen, erstellen zu können.
Zentrale Datei-Verwaltung
Nutzen Sie die FilesApp auf allen Geräten mit der einheitlichen Arbeitsumgebung, die Sie frei konfigurieren können.
Definieren, kopieren und speichern Sie Ihre Dokumenttypen nur für sich selbst oder stellen Sie sie allen berechtigten Benutzern für die entsprechende Dokumentenbibliothek zur Verfügung.
Ob am Computer, Tablet oder Smartphone, mit der FilesApp finden Sie Ihre Dateien in allen angeschlossenen Dateisystemen.
Bei aktivierter Indizierung sowohl in einem von der FilesApp noch nicht verschlagworteten Datenarchiv als auch nach dem Inhalt der Dokumente.
Regelbasierte Dateispeicherung
Legen Sie den Schutzbedarf und die Klassifizierung der Dokumente für jeden Dokumententyp fest.
Lassen Sie die FilesApp die Dokumente automatisch in dem durch den Dokumententyp definierten Dateisystem, in dem konfigurierten Verzeichnis und mit dem angegebenen Dateinamen ablegen.
Sie können den Speicherort in den Dokumenttypen angeben und die Verzeichnisstruktur und die Dateinamen über feste Bezeichner und Variablen bestimmen.
