Wiederkehrende Vorgänge können durch die Dokumententypen und Tags der FilesApp bei der Dateiablage hinsichtlich Verarbeitungsgeschwindigkeit und zuverlässige und strukturierte Ablage bis hin zu Automatisierung optimiert werden. Das Auffinden von Dateien ist um ein Vielfaches schneller, weil auch gezielt nach Tag-Inhalten gesucht und Suchansichten verwendet werden können.

Grundsätzlich bietet die FilesApp Funktionalitäten weit über ein Dokumenten Management System hinaus, da sie das strukturierte Ablegen und Auffinden jeglichen Dateityps ermöglicht. Bei der Bezeichnung der Ablage-Funktionalitäten haben wir die Bezeichnung “Dokumententyp” übernommen, da sich diese als Standard etabliert hat und die Bezeichnung “Dateityp” zu Verwechslungen wegen der damit etablierten Zuordnung der Begrifflichkeit zu “Dateiformat” führen kann.

Wichtig ist uns anzumerken, dass die FilesApp nicht nur die strukturierte Ablage und das Auffinden von Dokumenten, sondern jeglicher Dateitypen ermöglicht. Die Anwendungsbeispiele sind weitreichend, egal ob Maschinendaten, Reports, Integrationen als Backend für angebundene Systeme, uvm.

Um das in der FilesApp abbilden zu können, besteht die Möglichkeit individuelle Dokumententypen zu erstellen und diese mit für den jeweiligen Dokumententyp relevanten Tags auszustatten, um die gewünschten Informationen für die strukturierte Ablage der Datei als auch die schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten.

Die Dateien selbst werden nicht in der FilesApp Umgebung gespeichert, lediglich die Informationen rund um die FilesApp, wie die Dokumententypen und die Tags mit ihren Inhalten. Um einen Dokumententypen erstellen zu können, benötigt der/die Anwender/-in die notwendigen Rechte in der Dokumenten-Bibliothek, die mit dem Dokumententypen für das Speichern dieser Dateien verwendet werden soll. Bei Microsoft SharePoint ist das zum Beispiel ein „Besitzer“ einer Microsoft 365 Gruppe. Die Rolle „Anwender“ darf lediglich Dokumententypen verwenden, kann diese aber nicht ändern oder neue erstellen.