Die FilesApp Dokumententypen schaffen die Grundlage, auf welchem Speichersystem, unter welchem Verzeichnis und mit welcher Dateinamensvorgabe eine Datei abgelegt werden soll. Die entsprechenden Tag-Inhalte werden dazu gespeichert.

Dokumententypen können sehr einfach gehalten sein und können bei Prozess-Optimierungen, Workflows oder Automatisierungen komplex in der Anzahl der aufzubauenden Tags sein, je nachdem, ob mehrere Informationen zu einer Datei erforderlich sind oder zum Beispiel mehrere Workflow-Schritte.

Hier ein Beispiel für einen einfachen Dokumententyp zum Beispiel bei der Verwaltung von privaten Versicherungsunterlagen:

Hier ein Beispiel eines komplexeren Dokumententypen zum Beispiel bei Eingangsrechnungen, die per Workflow gesteuert für den Prüfprozess der Rechnung mehrere Abteilungen eines Unternehmens durchläuft:

Dokumententypen erstellen

Die Verwaltung der Dokumententypen ist über den Einstellungsbereich in den FilesApp Desktop-Apps und den Webclient möglich.

Der/die Anwender/-in benötigt dafür die Berechtigung, Dokumententypen verwalten zu können. Die Berechtigung greift vom Speichersystem, für das der Dokumententyp genutzt werden soll. Zum Beispiel bei einer Microsoft SharePoint Umgebung benötigt der/die Anwender/-in Besitzerrechte einer Microsoft 365 Gruppe. Ist der/die Anwender/-in nur Mitglied der Gruppe, kann er/sie den Dokumententypen anwenden, aber nicht administrieren.

Den Einstellungsbereich per Klick auf den Avatar rechts oben im FilesApp Fenster auswählen.

Einstellungen auswählen.

Dokumententypen verwalten auswählen.

Anschließend werden die Dokumententypen angezeigt, auf die der/die Anwender/-in Zugriff hat und es kann nach den Dokumententypen über das Suchfeld gefiltert werden.

Kopieren von Dokumententypen

Dokumententypen können aus bereits erstellten oder aus Vorlagen übernommen werden. FilesApp stellt zentral immer weiter Dokumententypen zur Verfügung, die sich in der Praxis bewährt haben und das Datei-Management um ein Vielfaches vereinfachen und beschleunigen.

Bei den vorhandenen Dokumententypen befindet sich im rechten Bereich jeweils eine Kopieren-Schaltfläche.

Beim Kopieren eines Dokumententypen kann der/die Anwender/-in entscheiden, ob die darin enthaltenen Tags mit übernommen oder in neue Tags kopiert werden sollen.
Werden die existierenden Tags übernommen, gelten diese Tags sowohl für den neuen als auch die bereits vorhandenen Dokumententypen, in denen sie verwendet wurden.
Werden die bestehenden Tags in neue Tags übernommen, werden die Tags des neuen Dokumententypen unabhängig von den bereits verwendeten Tags neu erstellt. Bei der Konfiguration steht dann bei den Tags zur Information „Template“ bei der Tag-Bezeichnung. Nach dem ersten Speichern des Dokumententyp wird „Template“ ausgeblendet.
Um einen Dokumententyp zwischen verschiedenen Speichersystemen und/oder von einer Dokumenten Bibliothek zu einer anderen zu kopieren, muss die Einstellung der Neuerstellung der Tags verwendet werden, da diese i. d. R. auf dem Zielsystem noch nicht vorhanden sind. Nur dann kann auch bei der Anpassung der Kopie ein anderes Speichersystem oder andere Dokumenten Bibliothek gewählt werden.
Siehe auch den Bereich Tag-Erstellung der Leistungsbeschreibung.

Nach Auswahl kann der Dokumententyp individuell angepasst werden.

Dokumententyp aus einer Vorlage erstellen

Seitens der FilesApp werden zahlreiche Dokumententyp-Vorlagen zur Verfügung gestellt, die sich in der Praxis bewährt haben. Das können Vorlagen für Rechnungen, Versicherungsunterlagen, Kontoauszüge, Schriftverkehr und vieles mehr sein.

Durch Auswahl der Schaltfläche „Dokumententyp aus Vorlage erstellen“ erhält der/die Anwender/-in Zugriff auf die Vorlagen.

Neuerstellung eines Dokumententyps

Ein Dokumententyp kann auch von Grund auf individuell erstellt werden.

Hierzu Dokumententyp erstellen auswählen.

Dokumententyp-Administration

Aufteilung der Ansicht

Unabhängig von der Herangehensweise der Dokumententyp-Erstellung, wie in den vorherigen Punkten beschrieben, teilt sich die Dokumententyp-Ansicht in folgende Bereiche:

Dokumententyp-Bezeichnung und -Beschreibung

Im linken oberen Bereich der Dokumententyp-Ansicht besteht die Möglichkeit den Namen beziehungsweise die Bezeichnung des Dokumententyps und eine Beschreibung dazu frei zu vergeben.

Werden mehrere Dokumententypen konfiguriert, empfiehlt es sich adäquate Kürzel am Anfang der Dokumententyp-Bezeichnung zu verwenden. Zum Beispiel mit einer Abkürzung für die Dokumenten-Bibliothek, das Speichersystem, o. Ä., da dann für die Anwender/-innen eine einfachere Zuordnung möglich ist und der gewünschte Dokumententyp schnell gefunden werden kann.

Siehe hier ein Beispiel aus der Praxis mit mehreren Dokumententypen:

Durch die Benennungen ist es ein Einfaches, schnell einen für ein Dokument oder eine Datei den relevanten Dokumententypen zu finden.

Connection-übergreifende Dokumententypen

Eine Connection kann mehrere Dokumenten Bibliotheken umfassen, denkt man zum Beispiel an eine SharePoint Umgebung, die pro Microsoft 365 Gruppe, wie zum Beispiel pro Team, eine Dokumenten Bibliothek hat.

Soll ein Dokumententyp für alle Dokumenten Bibliotheken einer Connection verfügbar sein, kann dies über „Connection-übergreifender Dokumententyp“ aktiviert werden.

In dem Fall wird im rechten Bereich des Dokumententyp das Tag „Library Selection“ für die Auswahl der Dokumenten Bibliothek beim Upload einer Datei hinzugefügt.

Auswahl der Dokumenten Bibliothek

Über diesen Bereich wird die Dokumenten Bibliothek ausgewählt, in dem über diesen Dokumententyp die Dateien abgespeichert werden sollen.

Per Auswahl werden alle eingebundenen und berechtigten Dokumenten Bibliotheken angezeigt.

Dabei die relevante Dokumenten Bibliothek auswählen. In unserem Beispiel „FAV-P FINANCE“.

Dokumenten Tags

Für die schnelle Suche, die Verzeichnisstruktur und die Dateinamens-Konvention der über diesen Dokumententyp auf dem Speichersystem abzulegenden Dateien sind Tags erforderlich.

Diese werden im rechten Bereich der Dokumententyp Ansicht konfiguriert.

Über das Plus-Icon rechts oben des markierten Bereichs können Tags hinzugefügt werden. Wurde der Dokumententyp aus einer Vorlage übernommen oder wurde ein Dokumententyp kopiert, stehen bereits die übernommenen Tags zur Verfügung.

Hier ein Beispiel für Tags, der Bereich FilesApp Tags widmet sich im Detail mit der Erstellung und der Konfiguration von Tags.

Über „Gruppe hinzufügen“ („Add group“) können zur besseren Übersicht weitere Tag-Gruppen angelegt werden.

Über das Änderungs-Icon können Tag-Gruppen umbenannt werden.

So lassen sich auch komplexe Strukturen und Informationen übersichtlich abbilden.

Pfadangabe

Der Pfad, also das Verzeichnis, unter dem die Dateien über diesen Dokumententyp auf dem ausgewählten Speichersystem gespeichert werden soll, kann in diesem Feld konfiguriert werden.

Die Pfadangabe kann aus Konstanten und Variablen – den Tags – bestehen und ein nicht vorhandenes Verzeichnis wird automatisch nach diesen Vorgaben von der FilesApp auf dem Speichersystem angelegt.

Wenn Dokumenten Tags in dem Dokumententyp konfiguriert und als Pflicht-Tag deklariert wurden, können Pfad- und Dateiname mit Variablen – den Tag-Inhalten – konfiguriert werden – siehe dazu den Bereich FilesApp Tags.

Zuerst das Stammverzeichnis der Dokumenten Bibliothek auswählen.

Es müssen keine Verzeichnisse manuell angelegt werden, die FilesApp übernimmt das. Für das Verzeichnis die oberste Ebene des Verzeichnisses auswählen und dann mit der Strukturanlage fortfahren.

Über neue Ebene hinzufügen kann eine Verzeichnisebene angelegt werden beziehungsweise ein Unterverzeichnis.

Anschließend eine Konstante oder Variable für das Unterverzeichnis eingeben. In diesem Fall eine Konstante mit der Bezeichnung „Verträge“, eingegeben über die Tastatur.

In diesem Beispiel wird eine weitere Ebene hinzugefügt.

Nun wird in dem Beispiel mit dem Tag „Vertragspartner“ eine Variable als Verzeichnisname gesetzt. Das bedeutet, dass die FilesApp dynamisch anhand des Tag-Inhalts der Datei diese in dem Unterverzeichnis ablegt. Ist das Verzeichnis noch nicht vorhanden, wird es durch die FilesApp bei der ersten Ablage einer Datei mit diesem Dokumententyp angelegt.

In diesem Beispiel wurde noch ein weiteres Unterverzeichnis und der Verzeichnisname dazu mit der Variable – also dem Tag – „Vertragsart“ hinzugefügt.

Kurze Erinnerung: nur Tags, die als Pflicht-Tag markiert sind, können für die Verzeichnis und Dateinamen als Variablen verwendet werden – siehe Bereich FilesApp Tags.

Mit dem Beispiel würde sich bei Upload verschiedener Verträge somit folgende Verzeichnisstruktur ergeben:

\\Connection\Dokumenten Bibliothek\Verzeichnisebenen\…

\\FAV Production\FAV-P FINANCE\Finance\Verträge\Vertragspartner\Vertragsart

Beispiele:

\\FAV Production\FAV-P FINANCE\Finance\Verträge\VersicherungsAG\Betriebliche Altersvorsorge

\\FAV Production\FAV-P FINANCE\Finance\Verträge\VersicherungsAG\Direktversicherung

\\FAV Production\FAV-P FINANCE\Finance\Verträge\VersicherungsAG\Unterstützungskasse

Dateiname

Die Konfiguration des Dateinamens eines Dokumententyps folgt der gleichen Logik wie die Erstellung der Verzeichnisse.

Der Dateiname kann aus Konstanten und Variablen – den Tags – bestehen und der Dateiname wird nach den hier im Dokumententyp konfigurierten Vorgaben automatisch von der FilesApp vergeben.

Wenn Dokumenten Tags in dem Dokumententyp konfiguriert und als Pflicht-Tag deklariert wurden, können Pfad- und Dateiname mit Variablen – den Tag-Inhalten – konfiguriert werden – siehe dazu den Bereich FilesApp Tags.

Per Auswahl des Dateinamensfeldes im Dokumententyp stehen die Optionen zur Verfügung.

Jeder hat die Möglichkeit die Pfad- und Verzeichnisvorgaben nach den eigenen Vorstellungen oder den Unternehmens- oder Organisations-Vorgaben zu erstellen.

Hier ein Beispiel, bei dem das Datum dem Dateinamen vorangestellt wird, um auch eine strukturierte Ansicht in einem Verzeichnis zu ermöglichen.

Mit dem Beispiel würde sich bei Upload verschiedener Verträge somit folgende Dateinamen ergeben:

Datum Connection – Bereich – Vertragspartner – Vertragsart

Beispiele:

2023-06-08 FAV Production – HR – VersicherungsAG – Betriebliche Altersvorsorge Max Muster.pdf

2023-06-08 FAV Production – HR – VersicherungsAG – Direktversicherung Max Muster.pdf

2023-06-08 FAV Production – HR – VersicherungsAG – Unterstützungskasse Max Muster.pdf

Bei dem Beispiel würde es sich bei HR-Themen anbieten, für den Namen des Mitarbeiters ein eigenes Tag anzulegen oder einen eigenen Dokumententyp für HR-Themen. Wie angemerkt, obliegt sämtliche Konfiguration, Pfad- und Dateinamens-Vergabe den individuellen Vorstellungen der Anwender/-innen.

KI Erkennung aktiv

Bei wiederkehrenden Dokumenten, die das gleiche Format mit unterschiedlichen Werten haben, wie zum Beispiel Rechnungen, Verträge, Auszüge, usw., kann die „KI Erkennung“ aktiviert werden und die Künstliche Intelligenz (KI) der FilesApp trainiert dann bei der Eingabe der Tag-Inhalte mit, um bei weiteren Dateien und Dokumenten den Dokumententyp zu erkennen und die Tags automatisch zu befüllen.

Direkt bei der Aktivierung der KI besteht die Möglichkeit auszuwählen, wie viele Seiten eines Dokuments von der FilesApp KI durchsucht werden sollen. In der Praxis kann es länger dauern, wenn zum Beispiel ein Vertrag mit 100 Seiten von der KI durchsucht werden soll. Oft stehen die für die Tags relevanten Informationen bereits auf den ersten Seiten. Schränkt man die Anzahl der Seiten ein, ist das System dadurch schneller bei der Verarbeitung.

Die Indizierung für die Suche läuft davon unabhängig, es ist dabei irrelevant, wie viele Daten und welche Inhaltsmengen indiziert werden. Die Indizierung läuft im Hintergrund und dauert je nach Datei- und Inhaltsmenge eine gewisse Zeit.

Wird die KI Erkennung aktiviert, stehen bei den Tags des Dokumententypen weitere Optionen zur Verfügung.

Pro Tag kann angegeben werden, ob die KI Erkennung für dieses aktiv sein soll.

Zudem wird ein Tag für die Erkennung des Dokumententypen verwendet.

Dazu dient das KI Schlüsselfeld. Da darüber der Dokumententyp erkannt werden soll, ist es von Vorteil ein Tag dafür zu verwenden, was die möglichst eindeutige Zuordnung ermöglicht.

Zum Beispiel könnte dies der Vertragspartner oder ein Rechnungsabsender sein, da überwiegend der gleiche Vorgang von einem bestimmten Absender kommt. Bei ausgehenden Dokumenten macht zum Beispiel der Empfänger Sinn, diesen als KI Schlüsselfeld zu deklarieren.

Bei der Konfiguration eines Dokumententypen unterstützt die Umrandung des KI Schlüsselfeldes in der Farbe „Lime“, um dieses direkt zu erkennen.