Tag Konfiguration

Für die Erstellung und Konfiguration der Tags steht ein eigener Verwaltungsbereich in den Einstellungen der FilesApp Desktop Apps zur Verfügung.

Den Einstellungsbereich per Klick auf den Avatar rechts oben im FilesApp Fenster auswählen.

Einstellungen auswählen.

Tags verwalten auswählen.

Anschließend werden die Tags angezeigt, auf die der/die Anwender/-in Zugriff hat und es kann nach den Tags über das Suchfeld gefiltert werden.

Erstellen von Tags

Ein neues Tag kann über die Einstellungen per Auswahl von „Tag erstellen“ erstellt werden.

Oder während der Erstellung eines Dokumententypen bei Auswahl des +-Symbols.

Ein Tag kann in verschiedenen Dokumententypen verwendet werden. Eine Änderung eines Tags, das öfters in Dokumententypen eingesetzt ist, wirkt sich somit auf alle Dokumententypen aus.

Tag Arten

In FilesApp Tags werden die Informationen rund um eine Datei in der FilesApp gespeichert.

Es stehen Tag-Arten in verschiedenen Formaten zur Verfügung und es können die individuellen Anforderungen an das Datei- und Dokumenten-Management abgedeckt werden:

• Text
• Checkbox (Ja/Nein Auswahlfeld)
• Nummer ohne Dezimalstellen
• Nummer mit Dezimalstellen
• Datum
• Datum und Zeit
• Zeit
• Auswahl
• Label

Nach Auswahl von Tag erstellen, wie vorher beschrieben, stehen diese Tag-Arten zur Auswahl, können erstellt und anschließend in den relevanten Dokumententypen konfiguriert werden:

Text Tags

Text-Tags decken die gewünschten Informationen zu einer Datei in Text-Form ab. Dies können Tags zum Beispiel mit den Bezeichnungen von Adressaten, Projekte, Bereiche, uvm. sein.

Text Tag Erstellung

Bei Erstellung eines Tags bei der Tag Art Text Tag auswählen.

Für jedes Tag kann ein Name und eine Beschreibung vergeben werden.

Text Tags können bei Fotos auf Wunsch von der FilesApp KI mit EXIF-Informationen aus den Fotos automatisch befüllt werden.

Dazu die Auswahl „EXIF Erkennung“ setzen und das EXIF-Feld aus der Liste auswählen.

Es empfiehlt sich für den Bereich Fotos eigene Dokumententypen zu erstellen.

Text Tag Konfiguration im Dokumententyp

Wird ein Text Tag erstellt und in einen Dokumententyp eingefügt, stehen bei aktivierter KI Erkennung folgende Optionen zur Verfügung.

In dem Beispiel hat das Text Feld die Bezeichnung „Bereich“:

• Standard-Wert (Default)
  hier kann ein Standard-Wert für den Tag Inhalt vorgegeben werden
• Select Tag Link
  • stehen zwei Tags im Verhältnis zueinander, können sie miteinander verlinkt werden und die FilesApp speichert die vergebenen Kombinationen, sodass sie ab der zweiten Verwendung in einem Dokumententyp automatisch vorgegeben werden können
  • zum Beispiel wenn für einen Kunden in einem Dokumententyp der Kundenname und dessen Kundennummer mitgeführt wird, würde bei verknüpften Tags bei Auswahl des Kundennamens die Kundennummer im entsprechenden Tag automatisch mit dieser befüllt
• KI Erkennung aktiv
  ist diese Option aktiv, lernt die KI der FilesApp anhand der Angaben mit und befüllt die Werte in den Tags auf der Basis automatisch
• KI Kontext Tag
  • dies bedeutet, dass anhand der Eingabe durch den/die Anwender/-in die FilesApp zuordnet, was bei einer bestimmten Datei zusätzlich eingegeben wurde, und schlägt den Inhalt auf der Basis vor, wenn die Kombination aus erkanntem Dokument und den Eingaben erkannt wird
  • ein Beispiel könnte sein, dass bei einer Eingangsrechnung von einer bestimmten Firma eine Angabe im Dokumententyp gemacht werden soll, die textlich auf der Rechnung nicht vorhanden ist, zum Beispiel die gewünschte Angabe einer Währung
• Pflicht Tag
  • wird dies aktiviert, muss der Inhalt dieses Tags befüllt werden, bevor der/die Anwender/-in die Datei hochladen kann
  • dabei ändert sich zum einen die Farbe des Tags in blau, um dies optisch zu verdeutlichen
  • zum anderen kann ein Pflicht Tag als Variable für die automatische Erstellung und Zuordnung zu Verzeichnissen und Dateinamen verwenden werden
• Workflow Managed
  • diese Option dient der Vorgabe, dass der Inhalt des Tags nur von einem Workflow verändert werden kann
  • zum Beispiel bei einem Eingangsrechnungs-Prozess könnten Tags von einem Workflow befüllt werden, zum Beispiel mit der Angabe, wer die Freigabe erteilt hat oder wann
  • ist diese Option aktiviert, kann der Tag-Inhalt von den Anwendern/-innen nicht verändert werden
  • sämtliche Änderungen von Tags werden pro Datei in der FilesApp mitdokumentiert und stehen in der Historie revisionssicher zur Verfügung
• Suche über alle Dokumententypen
  ist diese Option aktiv und wird das Tag in mehreren Dokumententypen verwendet, wird die Historie der Tag Inhalte aus sämtlichen Eingaben der Dokumententypen beim Smart Upload angezeigt und zur Auswahl gestellt
• Historie Speichern
  ist diese Option aktiv, werden sämtliche Inhalte dieses Tags aus allen Dateien mit diesem Dokumententypen beim Smart Upload angezeigt und zur Auswahl gestellt
• Tag entfernen
  damit wird das Tag aus dem Dokumententypen entfernt, aber das Tag selbst nicht gelöscht

Checkbox (Ja/Nein Auswahlfeld) Tags

Checkboxen können dazu verwendet werden, um Ja/Nein oder Richtig/Falsch Abfragen zu erstellen, zum Beispiel könnte dies eine Angabe sein, ob eine Rechnung bezahlt wurde oder ob diese freigegeben ist.

Checkbox Tag Erstellung

Bei Erstellung eines Tags bei der Tag Art Checkbox Tag auswählen.

Für jedes Tag kann ein Name und eine Beschreibung vergeben werden.

Checkbox Tag Konfiguration im Dokumententyp

Wird ein Checkbox Tag erstellt und in einen Dokumententyp eingefügt, stehen bei aktivierter KI Erkennung folgende Optionen zur Verfügung.

In dem Beispiel hat das Checkbox Tag die Bezeichnung „Rechnung bezahlt ja/nein“:

• Standard-Wert (Default)
  hier kann ein Standard-Wert für den Tag Inhalt vorgegeben werden
• KI Erkennung aktiv
  ist diese Option aktiv, lernt die KI der FilesApp anhand der Angaben mit und befüllt die Werte in den Tags auf der Basis automatisch
• KI Kontext Tag
  dies bedeutet, dass anhand der Eingabe durch den/die Anwender/-in die FilesApp zuordnet, was bei einer bestimmten Datei zusätzlich eingegeben wurde, und schlägt den Inhalt auf der Basis vor, wenn die Kombination aus erkanntem Dokument und den Eingaben erkannt wird
• Pflicht Tag
  • wird dies aktiviert, muss der Inhalt dieses Tags befüllt werden, bevor der/die Anwender/-in die Datei hochladen kann
  • dabei ändert sich zum einen die Farbe des Tags in blau, um dies optisch zu verdeutlichen
  • zum anderen kann ein Pflicht Tag als Variable für die automatische Erstellung und Zuordnung zu Verzeichnissen und Dateinamen verwenden werden
• Workflow Managed
  • diese Option dient der Vorgabe, dass der Inhalt des Tags nur von einem Workflow verändert werden kann
  • zum Beispiel bei einem Eingangsrechnungs-Prozess könnten Tags von einem Workflow befüllt werden, zum einen mit der Angabe, wer die Freigabe erteilt hat oder wann
  • ist diese Option aktiviert, kann der Tag-Inhalt von den Anwendern/-innen nicht verändert werden
  • sämtliche Änderungen von Tags werden pro Datei in der FilesApp mitdokumentiert und stehen in der Historie revisionssicher zur Verfügung
• Suche über alle Dokumententypen
  ist diese Option aktiv und wird das Tag in mehreren Dokumententypen verwendet, wird die Historie der Tag Inhalte aus sämtlichen Eingaben der Dokumententypen beim Smart Upload angezeigt und zur Auswahl gestellt
• Tag entfernen
  damit wird das Tag aus dem Dokumententypen entfernt, aber das Tag selbst nicht gelöscht

Nummer Tags ohne Dezimalstellen

Um Formate für Zahlen vorgeben zu können, steht dieses Tag für ganze Zahlen zur Verfügung.

Nummer Tags ohne Dezimalstellen Erstellung

Bei Erstellung eines Tags bei der Tag Art Nummer ohne Dezimalstellen Tag auswählen.

Nummer ohne Dezimalstellen Tag Konfiguration im Dokumententyp

Wird ein Nummer ohne Dezimalstellen Tag erstellt und in einen Dokumententyp eingefügt, stehen bei aktivierter KI Erkennung folgende Optionen zur Verfügung.

In dem Beispiel hat das Nummer ohne Dezimalstellen Tag die Bezeichnung „Buchungskontonummer“:

• Standard-Wert (Default)
  hier kann ein Standard-Wert für den Tag Inhalt vorgegeben werden
• Select Tag Link
  • stehen zwei Tags im Verhältnis zueinander, können sie miteinander verlinkt werden und die FilesApp speichert die vergebenen Kombinationen, sodass sie ab der zweiten Verwendung in einem Dokumententyp automatisch vorgegeben werden können
  • im Beispiel des vorherigen Screenshots wurde eine Verlinkung zu dem Tag „Buchungskontobezeichnung“ konfiguriert. Bei Angabe der „Buchungskontonummer“ würde in dem Fall das Tag „Buchungskontobezeichnung“ automatisch mit dem gespeicherten Wert befüllt und umgekehrt
• KI Erkennung aktiv
  ist diese Option aktiv, lernt die KI der FilesApp anhand der Angaben mit und befüllt die Werte in den Tags auf der Basis automatisch
• KI Kontext Tag
  • dies bedeutet, dass anhand der Eingabe durch den/die Anwender/-in die FilesApp zuordnet, was bei einer bestimmten Datei zusätzlich eingegeben wurde, und schlägt den Inhalt auf der Basis vor, wenn die Kombination aus erkanntem Dokument und den Eingaben erkannt wird
  • ein Beispiel könnte sein, dass bei einer Eingangsrechnung von einer bestimmten Firma eine Angabe im Dokumententyp gemacht werden soll, die textlich auf der Rechnung nicht vorhanden ist, zum Beispiel die gewünschte Angabe einer Währung
• Pflicht Tag
  • wird dies aktiviert, muss der Inhalt dieses Tags befüllt werden, bevor der/die Anwender/-in die Datei hochladen kann
  • dabei ändert sich zum einen die Farbe des Tags in blau, um dies optisch zu verdeutlichen
  • zum anderen kann ein Pflicht Tag als Variable für die automatische Erstellung und Zuordnung zu Verzeichnissen und Dateinamen verwenden werden
• Workflow Managed
  • diese Option dient der Vorgabe, dass der Inhalt des Tags nur von einem Workflow verändert werden kann
  • zum Beispiel bei einem Eingangsrechnungs-Prozess könnten Tags von einem Workflow befüllt werden, zum einen mit der Angabe, wer die Freigabe erteilt hat oder wann
  • ist diese Option aktiviert, kann der Tag-Inhalt von den Anwendern/-innen nicht verändert werden
  • sämtliche Änderungen von Tags werden pro Datei in der FilesApp mitdokumentiert und stehen in der Historie revisionssicher zur Verfügung
• Suche über alle Dokumententypen
  ist diese Option aktiv und wird das Tag in mehreren Dokumententypen verwendet, wird die Historie der Tag Inhalte aus sämtlichen Eingaben der Dokumententypen beim Smart Upload angezeigt und zur Auswahl gestellt
• Historie Speichern
  ist diese Option aktiv, werden sämtliche Inhalte dieses Tags aus allen Dateien mit diesem Dokumententypen beim Smart Upload angezeigt und zur Auswahl gestellt
• Tag entfernen
  damit wird das Tag aus dem Dokumententypen entfernt, aber das Tag selbst nicht gelöscht

Nummer Tag mit Dezimalstellen

Um Formate für Zahlen vorgeben zu können, steht dieses Tag für Zahlen mit Dezimalstellen zur Verfügung.

Nummer Tag mit Dezimalstellen Erstellung

Bei Erstellung eines Tags bei der Tag Art Nummer mit Dezimalstellen Tag auswählen.

Dabei können die Art der Trennzeichen, als auch des 1.000er Trennzeichens und der Anzahl der Nachkommastellen eingestellt werden.

Häufige Anwendung finden hier Tags für Finanzzahlen, wie zum Beispiel Rechnungsbetrag netto oder brutto, Mehrwertsteuerbetrag, usw.

Nummer mit Dezimalstellen Tag Konfiguration im Dokumententyp

Wird ein Nummer mit Dezimalstellen Tag erstellt und in einen Dokumententyp eingefügt, stehen bei aktivierter KI Erkennung folgende Optionen zur Verfügung.

In dem Beispiel hat das Nummer mit Dezimalstellen Tag die Bezeichnung „Rechnungsbetrag brutto“:

• Standard-Wert (Default)
  hier kann ein Standard-Wert für den Tag Inhalt vorgegeben werden
• KI Erkennung aktiv
  ist diese Option aktiv, lernt die KI der FilesApp anhand der Angaben mit und befüllt die Werte in den Tags auf der Basis automatisch
• KI Kontext Tag
  • dies bedeutet, dass anhand der Eingabe durch den/die Anwender/-in die FilesApp zuordnet, was bei einer bestimmten Datei zusätzlich eingegeben wurde, und schlägt den Inhalt auf der Basis vor, wenn die Kombination aus erkanntem Dokument und den Eingaben erkannt wird
  • ein Beispiel könnte sein, dass bei einer Eingangsrechnung von einer bestimmten Firma eine Angabe im Dokumententyp gemacht werden soll, die textlich auf der Rechnung nicht vorhanden ist, zum Beispiel die gewünschte Angabe einer Währung
• Pflicht Tag
  • wird dies aktiviert, muss der Inhalt dieses Tags befüllt werden, bevor der/die Anwender/-in die Datei hochladen kann
  • dabei ändert sich zum einen die Farbe des Tags in blau, um dies optisch zu verdeutlichen
  • zum anderen kann ein Pflicht Tag als Variable für die automatische Erstellung und Zuordnung zu Verzeichnissen und Dateinamen verwenden werden
• Workflow Managed
  • diese Option dient der Vorgabe, dass der Inhalt des Tags nur von einem Workflow verändert werden kann
  • zum Beispiel bei einem Eingangsrechnungs-Prozess könnten Tags von einem Workflow befüllt werden, zum einen mit der Angabe, wer die Freigabe erteilt hat oder wann
  • ist diese Option aktiviert, kann der Tag-Inhalt von den Anwendern/-innen nicht verändert werden
  • sämtliche Änderungen von Tags werden pro Datei in der FilesApp mitdokumentiert und stehen in der Historie revisionssicher zur Verfügung
• Suche über alle Dokumententypen
  ist diese Option aktiv und wird das Tag in mehreren Dokumententypen verwendet, wird die Historie der Tag Inhalte aus sämtlichen Eingaben der Dokumententypen beim Smart Upload angezeigt und zur Auswahl gestellt
• Historie Speichern
  ist diese Option aktiv, werden sämtliche Inhalte dieses Tags aus allen Dateien mit diesem Dokumententypen beim Smart Upload angezeigt und zur Auswahl gestellt
• Tag entfernen
  damit wird das Tag aus dem Dokumententypen entfernt, aber das Tag selbst nicht gelöscht

Datums Tags

Datums-Angaben lassen sich mit der FilesApp in vielen Formaten auslesen. Die Konfiguration der Datums Tags erfolgt nach Auswahl des Format bei der Tag Erstellung in der Konfiguration im Dokumententyp.

Datums Tag Erstellung

Bei Erstellung eines Tags bei der Tag Art Datums Tag auswählen.

Datums Tags können bei Fotos auf Wunsch von der FilesApp KI mit EXIF-Informationen aus den Fotos automatisch befüllt werden.

Dazu die Auswahl „EXIF Erkennung“ setzen und das EXIF-Feld aus der Liste auswählen.

Es empfiehlt sich für den Bereich Fotos eigene Dokumententypen zu erstellen.

Datums Tag Konfiguration im Dokumententyp

Wird ein Datums Tag erstellt und in einen Dokumententyp eingefügt, stehen bei aktivierter KI Erkennung folgende Optionen zur Verfügung.

In dem Beispiel hat das Datums Tag die Bezeichnung „Rechnungsdatum“:

• Standard-Wert (Default)
  hier kann ein Standard-Wert für den Tag Inhalt vorgegeben werden
• Datums Format
  • das gewünschte Datums Format kann individuell konfiguriert werden
  • Standardwerte stehen bei Aktivierung des Feldes zur Auswahl
  • so wie das Format vorgegeben wird, wird es in dem entsprechenden Tag und – wenn das Datums Tag als Variable für den Dateinamen verwendet wird – im Dateinamen angezeigt

• Pfad Datums Format
  • das Datums Tag kann gleichzeitig dazu verwendet werden, es in einem Verzeichnis anzugeben. Eventuell ist es gewünscht, nur einen Teil davon zu verwenden, zu Beispiel eine Ordnerstruktur, die nach Jahren (yyyy) oder Jahr und Monat (yyyy-MM) angelegt wird und sortiert sein soll
  • das gewünschte Datums Format kann individuell konfiguriert werden
  • Standardwerte stehen bei Aktivierung des Feldes zur Auswahl
  • so wie das Format vorgegeben wird, wird es in dem Pfadnamen angezeigt beziehungsweise eingefügt

• KI Erkennung aktiv
  • ist diese Option aktiv, lernt die KI der FilesApp anhand der Angaben mit und befüllt die Werte in den Tags auf der Basis automatisch
  • bei der Übernahme von EXIF-Informationen von Fotos steht diese Auswahl nicht zur Verfügung
• KI Kontext Tag
  • dies bedeutet, dass anhand der Eingabe durch den/die Anwender/-in die FilesApp zuordnet, was bei einer bestimmten Datei zusätzlich eingegeben wurde, und schlägt den Inhalt auf der Basis vor, wenn die Kombination aus erkanntem Dokument und den Eingaben erkannt wird
  • ein Beispiel könnte sein, dass bei einer Eingangsrechnung von einer bestimmten Firma eine Angabe im Dokumententyp gemacht werden soll, die textlich auf der Rechnung nicht vorhanden ist, zum Beispiel die gewünschte Angabe einer Währung
• Pflicht Tag
  • wird dies aktiviert, muss der Inhalt dieses Tags befüllt werden, bevor der/die Anwender/-in die Datei hochladen kann
  • dabei ändert sich zum einen die Farbe des Tags in blau, um dies optisch zu verdeutlichen
  • zum anderen kann ein Pflicht Tag als Variable für die automatische Erstellung und Zuordnung zu Verzeichnissen und Dateinamen verwenden werden
• Workflow Managed
  • diese Option dient der Vorgabe, dass der Inhalt des Tags nur von einem Workflow verändert werden kann
  • zum Beispiel bei einem Eingangsrechnungs-Prozess könnten Tags von einem Workflow befüllt werden, zum einen mit der Angabe, wer die Freigabe erteilt hat oder wann
  • ist diese Option aktiviert, kann der Tag-Inhalt von den Anwendern/-innen nicht verändert werden
  • sämtliche Änderungen von Tags werden pro Datei in der FilesApp mitdokumentiert und stehen in der Historie revisionssicher zur Verfügung
• Suche über alle Dokumententypen
  ist diese Option aktiv und wird das Tag in mehreren Dokumententypen verwendet, wird die Historie der Tag Inhalte aus sämtlichen Eingaben der Dokumententypen beim Smart Upload angezeigt und zur Auswahl gestellt
• Tag entfernen
  damit wird das Tag aus dem Dokumententypen entfernt, aber das Tag selbst nicht gelöscht

Datums und Zeit Tags

Datums- und Zeit-Angaben lassen sich mit der FilesApp in vielen Formaten auslesen. Die Konfiguration der Datums und Zeit Tags erfolgt nach Auswahl des Format bei der Tag Erstellung in der Konfiguration im Dokumententyp.

Datums und Zeit Tag Erstellung

Bei Erstellung eines Tags bei der Tag Art Datums und Zeit Tag auswählen.

Datums und Zeit Tags können bei Fotos auf Wunsch von der FilesApp KI mit EXIF-Informationen aus den Fotos automatisch befüllt werden.

Dazu die Auswahl „EXIF Erkennung“ setzen und das EXIF-Feld aus der Liste auswählen.

Es empfiehlt sich für den Bereich Fotos eigene Dokumententypen zu erstellen.

Ein Beispiel mit Übernahme von Datum und Zeit aus einer EXIF-Information.

Datums und Zeit Tag Konfiguration im Dokumententyp

Wird ein Datums und Zeit Tag erstellt und in einen Dokumententyp eingefügt, stehen bei aktivierter KI Erkennung folgende Optionen zur Verfügung.

In dem Beispiel hat das Datums und Zeit Feld die Bezeichnung „Datum (EXIF)“:

• Standard-Wert (Default)
  hier kann ein Standard-Wert für den Tag Inhalt vorgegeben werden
• Datums und Zeit Format
  • das gewünschte Datums Format kann individuell konfiguriert werden
  • Standardwerte stehen bei Aktivierung des Feldes zur Auswahl
  • so wie das Format vorgegeben wird, wird es in dem entsprechenden Tag und – wenn das Datums Tag als Variable für den Dateinamen verwendet wird – im Dateinamen angezeigt

• Pfad Datums Format
  • das Datums und Zeit Tag kann gleichzeitig dazu verwendet werden, es in einem Verzeichnis anzugeben. Eventuell ist es gewünscht, nur einen Teil davon zu verwenden, zu Beispiel eine Ordnerstruktur, die nach Jahren (yyyy) oder Jahr und Monat (yyyy-MM) angelegt wird und sortiert sein soll. In dem Beispiel wird das Datum ohne die Zeitangabe für das Verzeichnis verwendetdas gewünschte Datums und Zeit Format kann individuell konfiguriert werden
  • Standardwerte stehen bei Aktivierung des Feldes zur Auswahl
  • so wie das Format vorgegeben wird, wird es in dem Pfadnamen angezeigt beziehungsweise eingefügt

• KI Erkennung aktiv
  • ist diese Option aktiv, lernt die KI der FilesApp anhand der Angaben mit und befüllt die Werte in den Tags auf der Basis automatisch
  • bei der Übernahme von EXIF-Informationen von Fotos steht diese Auswahl nicht zur Verfügung
• KI Kontext Tag
  • dies bedeutet, dass anhand der Eingabe durch den/die Anwender/-in die FilesApp zuordnet, was bei einer bestimmten Datei zusätzlich eingegeben wurde, und schlägt den Inhalt auf der Basis vor, wenn die Kombination aus erkanntem Dokument und den Eingaben erkannt wird
  • ein Beispiel könnte sein, dass bei einer Eingangsrechnung von einer bestimmten Firma eine Angabe im Dokumententyp gemacht werden soll, die textlich auf der Rechnung nicht vorhanden ist, zum Beispiel die gewünschte Angabe einer Währung
• Pflicht Tag
  • wird dies aktiviert, muss der Inhalt dieses Tags befüllt werden, bevor der/die Anwender/-in die Datei hochladen kann
  • dabei ändert sich zum einen die Farbe des Tags in blau, um dies optisch zu verdeutlichen
  • zum anderen kann ein Pflicht Tag als Variable für die automatische Erstellung und Zuordnung zu Verzeichnissen und Dateinamen verwenden werden
• Workflow Managed
  • diese Option dient der Vorgabe, dass der Inhalt des Tags nur von einem Workflow verändert werden kann
  • zum Beispiel bei einem Eingangsrechnungs-Prozess könnten Tags von einem Workflow befüllt werden, zum einen mit der Angabe, wer die Freigabe erteilt hat oder wann
  • ist diese Option aktiviert, kann der Tag-Inhalt von den Anwendern/-innen nicht verändert werden
  • sämtliche Änderungen von Tags werden pro Datei in der FilesApp mitdokumentiert und stehen in der Historie revisionssicher zur Verfügung
• Suche über alle Dokumententypen
  ist diese Option aktiv und wird das Tag in mehreren Dokumententypen verwendet, wird die Historie der Tag Inhalte aus sämtlichen Eingaben der Dokumententypen beim Smart Upload angezeigt und zur Auswahl gestellt
• Tag entfernen
  damit wird das Tag aus dem Dokumententypen entfernt, aber das Tag selbst nicht gelöscht

Zeit Tags

Zeit-Angaben lassen sich mit der FilesApp in vielen Formaten auslesen. Die Konfiguration der Zeit Tags erfolgt nach Auswahl des Format bei der Tag Erstellung in der Konfiguration im Dokumententyp.

Zeit Tag Erstellung

Bei Erstellung eines Tags bei der Tag Art Zeit Tag auswählen.

Zeit Tags können bei Fotos auf Wunsch von der FilesApp KI mit EXIF-Informationen aus den Fotos automatisch befüllt werden.

Dazu die Auswahl „EXIF Erkennung“ setzen und das EXIF-Feld aus der Liste auswählen.

Es empfiehlt sich für den Bereich Fotos eigene Dokumententypen zu erstellen.

Zeit Tag Konfiguration im Dokumententyp

Wird ein Zeit Tag erstellt und in einen Dokumententyp eingefügt, stehen bei aktivierter KI Erkennung folgende Optionen zur Verfügung.

In dem Beispiel hat das Zeit Feld die Bezeichnung „Uhrzeit Freigabe“:

• Standard-Wert (Default)
  hier kann ein Standard-Wert für den Tag Inhalt vorgegeben werden
• Zeit Format
  • das gewünschte Zeit Format kann individuell konfiguriert werden
  • Standardwerte stehen bei Aktivierung des Feldes zur Auswahl
  • so wie das Format vorgegeben wird, wird es in dem entsprechenden Tag und – wenn das Zeit Tag als Variable für den Dateinamen verwendet wird – im Dateinamen angezeigt

• Pfad Zeit Format
  • das Zeit Tag kann gleichzeitig dazu verwendet werden, es in einem Verzeichnis anzugeben. Eventuell ist es gewünscht, nur einen Teil davon zu verwenden, zu Beispiel eine Ordnerstruktur, die nach Stunden (HH) oder Minuten (mm) angelegt wird und sortiert sein solldas gewünschte Zeit Format kann individuell konfiguriert werden
  • Standardwerte stehen bei Aktivierung des Feldes zur Auswahl
  • so wie das Format vorgegeben wird, wird es in dem Pfadnamen angezeigt beziehungsweise eingefügt

• KI Erkennung aktiv
  • ist diese Option aktiv, lernt die KI der FilesApp anhand der Angaben mit und befüllt die Werte in den Tags auf der Basis automatisch
  • bei der Übernahme von EXIF-Informationen von Fotos steht diese Auswahl nicht zur Verfügung
• KI Kontext Tag
  • dies bedeutet, dass anhand der Eingabe durch den/die Anwender/-in die FilesApp zuordnet, was bei einer bestimmten Datei zusätzlich eingegeben wurde, und schlägt den Inhalt auf der Basis vor, wenn die Kombination aus erkanntem Dokument und den Eingaben erkannt wird
  • ein Beispiel könnte sein, dass bei einer Eingangsrechnung von einer bestimmten Firma eine Angabe im Dokumententyp gemacht werden soll, die textlich auf der Rechnung nicht vorhanden ist, zum Beispiel die gewünschte Angabe einer Währung
• Pflicht Tag
  • wird dies aktiviert, muss der Inhalt dieses Tags befüllt werden, bevor der/die Anwender/-in die Datei hochladen kann
  • dabei ändert sich zum einen die Farbe des Tags in blau, um dies optisch zu verdeutlichen
  • zum anderen kann ein Pflicht Tag als Variable für die automatische Erstellung und Zuordnung zu Verzeichnissen und Dateinamen verwenden werden
• Workflow Managed
  • diese Option dient der Vorgabe, dass der Inhalt des Tags nur von einem Workflow verändert werden kann
  • zum Beispiel bei einem Eingangsrechnungs-Prozess könnten Tags von einem Workflow befüllt werden, zum einen mit der Angabe, wer die Freigabe erteilt hat oder wann
  • ist diese Option aktiviert, kann der Tag-Inhalt von den Anwendern/-innen nicht verändert werden
  • sämtliche Änderungen von Tags werden pro Datei in der FilesApp mitdokumentiert und stehen in der Historie revisionssicher zur Verfügung
• Suche über alle Dokumententypen
  ist diese Option aktiv und wird das Tag in mehreren Dokumententypen verwendet, wird die Historie der Tag Inhalte aus sämtlichen Eingaben der Dokumententypen beim Smart Upload angezeigt und zur Auswahl gestellt
• Tag entfernen
  damit wird das Tag aus dem Dokumententypen entfernt, aber das Tag selbst nicht gelöscht

Auswahl Tags

Auswahl Tags bieten die Möglichkeit, dass aus dem Dokumententyp heraus bestimmte Optionen für Tags ausgewählt werden können. Zum Beispiel die Bezeichnung eines Status, eines Bereichs, usw.

Die Konfiguration der Auswahl Tags erfolgt nach Auswahl des Format bei der Tag Erstellung in der Konfiguration im Dokumententyp.

Auswahl Tag Erstellung

Bei Erstellung eines Tags bei der Tag Art Auswahl Tag auswählen.

Wird ein Auswahl Tag erstellt und in einen Dokumententyp eingefügt, stehen folgende Optionen zur Verfügung. In dem Beispiel hat das Auswahl Tag die Bezeichnung „Klassifikation“, wie es zum Beispiel beim Datenschutz verwendet wird:

Über „Option hinzufügen“ können neue Optionen angegeben und beschrieben werden, zudem kann diese farblich markiert werden, um die Anwender/-innen bei der Auswahl optisch auf bestimmte Optionen aufmerksam machen zu können.

Auf der Basis können – wie bei allen Tags und Dokumententyp – wiederum Regeln in Workflows erstellt werden.

Über das Stift-Symbol kann eine Option verändert und das Burger-Symbol können die Optionen hinsichtlich der Reihenfolge angeordnet werden.

Auswahl Tag Konfiguration im Dokumententyp

Wird ein Auswahl Tag erstellt und in einen Dokumententyp eingefügt, stehen bei aktivierter KI Erkennung folgende Optionen zur Verfügung.

In dem Beispiel hat das Auswahl Tag die Bezeichnung „Klassifikation“:

• Standard-Wert (Default)
  hier kann ein Standard-Wert für den Tag Inhalt vorgegeben werden
• KI Kontext Tag
  • dies bedeutet, dass anhand der Eingabe durch den/die Anwender/-in die FilesApp zuordnet, was bei einer bestimmten Datei zusätzlich eingegeben wurde, und schlägt den Inhalt auf der Basis vor, wenn die Kombination aus erkanntem Dokument und den Eingaben erkannt wird
  • ein Beispiel könnte sein, dass bei einer Eingangsrechnung von einer bestimmten Firma eine Angabe im Dokumententyp gemacht werden soll, die textlich auf der Rechnung nicht vorhanden ist, zum Beispiel die gewünschte Angabe einer Währung
• Pflicht Tag
  • wird dies aktiviert, muss der Inhalt dieses Tags befüllt werden, bevor der/die Anwender/-in die Datei hochladen kann
  • dabei ändert sich zum einen die Farbe des Tags in blau, um dies optisch zu verdeutlichen
  • zum anderen kann ein Pflicht Tag als Variable für die automatische Erstellung und Zuordnung zu Verzeichnissen und Dateinamen verwenden werden
• Workflow Managed
  • diese Option dient der Vorgabe, dass der Inhalt des Tags nur von einem Workflow verändert werden kannzum Beispiel bei einem Eingangsrechnungs-Prozess könnten Tags von einem Workflow befüllt werden, zum einen mit der Angabe, wer die Freigabe erteilt hat oder wannist diese Option aktiviert, kann der Tag-Inhalt von den Anwendern/-innen nicht verändert werden
  • sämtliche Änderungen von Tags werden pro Datei in der FilesApp mitdokumentiert und stehen in der Historie revisionssicher zur Verfügung
• Suche über alle Dokumententypen
  ist diese Option aktiv und wird das Tag in mehreren Dokumententypen verwendet, wird die Historie der Tag Inhalte aus sämtlichen Eingaben der Dokumententypen beim Smart Upload angezeigt und zur Auswahl gestellt
• Tag entfernen
  damit wird das Tag aus dem Dokumententypen entfernt, aber das Tag selbst nicht gelöscht

Label Tags

Label Tags beinhalten weiterführende Informationen, so könnte zum Beispiel ein Label Tag gesammelt verschiedene Artikelnummern aus einem Lieferschein enthalten. Label Tags werden oft in Workflows eingesetzt, um den Anwender/-innen Informationen mitzugeben.

Label Tag Erstellung

Bei Erstellung eines Tags bei der Tag Art Label Tag auswählen.

Label Tags können bei Fotos auf Wunsch von der KI automatisch befüllt werden.

Dazu die Auswahl „KI Foto Kategorisierung“ setzen.

Dadurch schreibt die KI in dieses Label Tag weiterführende Informationen, die in einem Foto erkannt werden, zum Beispiel Hund, Katze, Maus, Haus, Personen, usw.

Es empfiehlt sich für den Bereich Fotos eigene Dokumententypen zu erstellen.

Label Tag Konfiguration im Dokumententyp

Wird ein Label Tag erstellt und in einen Dokumententyp eingefügt, stehen bei aktivierter KI Erkennung folgende Optionen zur Verfügung.

In dem Beispiel hat das Label Tag die Bezeichnung „Auftragsnummer/n“:

• Standard-Wert (Default)
  hier kann ein Standard-Wert für den Tag Inhalt vorgegeben werden
• KI Kontext Tag
  • dies bedeutet, dass anhand der Eingabe durch den/die Anwender/-in die FilesApp zuordnet, was bei einer bestimmten Datei zusätzlich eingegeben wurde, und schlägt den Inhalt auf der Basis vor, wenn die Kombination aus erkanntem Dokument und den Eingaben erkannt wird
  • ein Beispiel könnte sein, dass bei einer Eingangsrechnung von einer bestimmten Firma eine Angabe im Dokumententyp gemacht werden soll, die textlich auf der Rechnung nicht vorhanden ist, zum Beispiel die gewünschte Angabe einer Währung
• Pflicht Tag
  • wird dies aktiviert, muss der Inhalt dieses Tags befüllt werden, bevor der/die Anwender/-in die Datei hochladen kanndabei ändert sich zum einen die Farbe des Tags in blau, um dies optisch zu verdeutlichen
  • zum anderen kann ein Pflicht Tag als Variable für die automatische Erstellung und Zuordnung zu Verzeichnissen und Dateinamen verwenden werden
• Workflow Managed
  • diese Option dient der Vorgabe, dass der Inhalt des Tags nur von einem Workflow verändert werden kannzum Beispiel bei einem Eingangsrechnungs-Prozess könnten Tags von einem Workflow befüllt werden, zum einen mit der Angabe, wer die Freigabe erteilt hat oder wannist diese Option aktiviert, kann der Tag-Inhalt von den Anwendern/-innen nicht verändert werden
  • sämtliche Änderungen von Tags werden pro Datei in der FilesApp mitdokumentiert und stehen in der Historie revisionssicher zur Verfügung
• Suche über alle Dokumententypen
  ist diese Option aktiv und wird das Tag in mehreren Dokumententypen verwendet, wird die Historie der Tag Inhalte aus sämtlichen Eingaben der Dokumententypen beim Smart Upload angezeigt und zur Auswahl gestellt
• Tag entfernen
  damit wird das Tag aus dem Dokumententypen entfernt, aber das Tag selbst nicht gelöscht