Allgemeine Informationen
Bei der EFS-Lösung (Enterprise File Sharing) DRACOON handelt es sich um eine Dateiaustausch-Applikation, die Datensicherheit bis hin zu clientseitiger Verschlüsselung bietet www.dracoon.com.
Durch die Anbindung von DRACOON als Storage Connector ist es möglich, die DRACOON EFS-Lösung um folgende Features zu erweitern:
- Datei- und Dokumenten-Management gemäß FilesApp Funktionsumfang
- automatisierter Datenschutz über FilesApp Dokumententypen, dies bedeutet, dass in der Organisation Dokumententypen zur Verfügung gestellt werden können, die als Speichersystem die angebundene DRACOON-Instanz nutzen, zum Beispiel für HR-Themen, Verträge, IP-rechtlich relevante Dokumente, Patente, usw.
- kein separates Benutzer- und Berechtigungs-Management in der FilesApp erforderlich, diese greift durchgängig DRACOON
- indizierte Suche über alle Datenräume, inklusive Metadaten aus FilesApp Tags und Speicherung von wiederkehrenden Suchansichten
- KI zur Dokumentenerkennung und Auslesen der Inhalte, die in Tags gespeichert werden können
- gemeinsames Arbeiten an Microsoft 365 Dokumenten
- Workflows mit Microsoft Power Automate
- Dokumenten-Vorschau
- erweiterter API-Funktionsumfang mit Nutzung der Tags und deren Inhalte für das Dokumenten-Management, zum Beispiel Integration von Dracoon in ERP-, CRM-Systemen, usw. mit direkter Anzeige von auf Dracoon gespeicherten Dokumenten
Voraussetzungen
Aktives und bestehendes DRACOON Konto des/der Anwenders/Anwenderin.
Aktive und bestehende FilesApp DRACOON Connector Lizenz – siehe https://filesapp.com/de/lizenzen
Dem Anwender muss vom Administrator der FilesApp DRACOON Connector Lizenz eine Lizenz zugewiesen sein.
Inbetriebnahme
Einrichtung einer FilesApp DRACOON Connection.
Einrichtung der ersten Dokumenten Bibliothek der Connection
In der FilesApp über das Pluszeichen bei den Connections eine neue Verbindung zu einem DRACOON Account einrichten.
Die Connection DRACOON auswählen.
Den Host-Namen (URL) zu der DRACOON-Umgebung eingeben und über „Check Host Name“ prüfen. Der Host-Name ist die URL, mit der die Umgebung seitens DRACOON für diesen Tenant zur Verfügung gestellt wird.
Bei erfolgreicher Prüfung des Host-Namens, kann „Sign in with DRACOON“ ausgewählt werden.
Die Anmeldedaten mit der E-Mail-Adresse des DRACOON Accounts des/der Anwenders/Anwenderin für die relevante DRACOON Umgebung eingeben und authentisieren.
Die FilesApp Nutzung bei der DRACOON Umgebung freigeben.
Nach erfolgreicher Authentisierung wird die DRACOON Dokumenten-Bibliothek in der FilesApp angezeigt. Diese auswählen.
Die für den/die Anwender/-in freigeschalteten Datenräume werden als „Sites“ angezeigt und können als Dokumenten Bibliotheken eingebunden werden. In diesem Beispiel „Finanzen“.
Anschließend steht die Verzeichnisstruktur der ausgewählten Dokumenten Bibliothek in der FilesApp zur Verfügung. Die Dateien werden indiziert und stehen nach kurzer Zeit auch über die Suche zur Verfügung.
Einrichtung von weiteren Dokumenten Bibliothek der Connection
Über das +-Symbol rechts oben im FilesApp Fenster eine neue Dokumenten Bibliothek hinzufügen.
„Neue Bibliothek hinzufügen“ auswählen.
Die gewünschte Dokumenten Bibliothek auswählen. In dem Beispiel „Datenaustausch“.
Anschließend steht diese Dokumenten Bibliothek als weiterer Tab dieser Connection zur Verfügung.
Administration und Berechtigungen
Für das Benutzer- und Berechtigungs-Management der DRACOON Connection greift durchgängig das der eingebundenen DRACOON Umgebung.
Die Anwender/-innen können nur auf Dokumenten-Bibliotheken, Verzeichnisse und Dateien zugreifen, für die ihnen seitens der DRACOON Umgebung die Rechte erteilt wurden. Eine ergänzende Administration in der FilesApp ist nicht erforderlich beziehungsweise nicht möglich.
Login
Die Anwender/-innen können sich mit ihrem DRACOON Konto anmelden oder was seitens DRACOON darüber hinaus von DRACOON zur Verfügung gestellt wird, zum Beispiel 2-Faktor- Authentisierungen.
FilesApp Funktionsumfang
Bei dieser Art von Connection gibt es keine Einschränkungen zum Funktionsumfang der FilesApp.