Allgemeine Informationen

Möchte eine Organisation aus Sicherheits- und datenschutzrechtlichen Gründen ein eigenes Speichersystem in der FilesApp einbinden, um zum Beispiel mandantenfähig verschiedene Dokumenten-Bibliotheken zur Verfügung stellen zu können, steht der Individual Storage Connector zur Verfügung.

Der Individual Storage kann in der Cloud oder on premises betrieben werden.

Dieses System eignet sich für Kunden, welche keine Cloud Services, wie SharePoint oder Google Drive, im Einsatz haben oder sensible Dateien auf den eigenen Servern speichern möchten.

Der Service verschlüsselt dabei jede gespeicherte Datei mit einem eigenem Schlüssel nach dem AES 256 Bit Standard und ermöglich die Verwaltung von User, Berechtigungen und Projekten. Die Provisionierung erfolgt ebenfalls über Docker. Eine Installationsdokumentation ist auf Anfrage erhältlich.

Die Bestellung der entsprechenden FilesApp Lizenzen ist über den FilesApp Online Store https://filesapp.com/de/lizenzen/ möglich.

Voraussetzungen

Die Organisation kann sich den von der FilesApp zur Verfügung gestellten Docker-Container oder die VMware-Umgebung (Windows oder Linux) in eigenen Rechenzentrums-Ressourcen in Betrieb nehmen oder von einem entsprechenden Rechenzentrumspartner oder FilesApp Partner zur Verfügung stellen lassen.

Sobald die Lizenzen gebucht wurden, wird seitens FilesApp das Image für die Einrichtung des Individual Storage in Abstimmung mit dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

Voraussetzung für den Einsatz eines Individual Storage ist die Bereitstellung eines entsprechenden Systems.

Die Installation des Individual Storage Speichersystems ist in einer separate Dokumentation beschrieben, die dem Auftraggeber seitens FilesApp zur Verfügung gestellt wird.

Inbetriebnahme

Einrichtung einer FilesApp Individual Storage Connection.

Einrichtung der ersten Dokumenten Bibliothek der Connection

In der FilesApp über das Pluszeichen bei den Connections eine neue Verbindung zu einem Individual Storage einrichten.

Die Connection Individual Storage auswählen.

Im nächsten Schritt den Host Code des Individual Storage eintragen und „Host Code prüfen“ auswählen.

Der Host Code wird dem Admin des Individual Storage bei der Inbetriebnahme der Individual Storage Umgebung mitgeteilt, die Anwender/-innen erhalten diesen wiederum von Ihren Administratoren.

Ist der Host Code korrekt aufgelöst, kann mit die Anmeldung fortgesetzt werden.

Über die Willkommens-Mail bei der Einrichtung eines/einer Anwender/-in durch den Administrator kann der/die Anwender/-in entweder Benutzername und Kennwort für die Anmeldung am Individual Storage einrichten oder sich bei einem zu dem Individual Storage Account verwendeten MS365-Account mit dessen Mail-Adresse per Microsoft 365-Login am Individual Storage anmelden.

Hier ein Beispiel einer Einladungsmail zu einem Individual Storage, wie sie bei Anlage eines/einer neuen Anwenders/-in versendet wird.

Bei Microsoft-Login die Anmeldedaten mit der E-Mail-Adresse des Microsoft 365 Accounts des/der Anwenders/Anwenderin für den relevanten Microsoft 365 Tenant eingeben und authentisieren.

Nach erfolgreicher Authentisierung wird die Dokumenten-Bibliothek des Individual Storage in der FilesApp angezeigt. Diese auswählen.

Die für diesen/diese Anwender/Anwenderin aufgrund der User-Rechte in der Individual Storage-Umgebung verfügbaren „Sites“ werden aufgelistet. Hier die gewünschte „Site“ auswählen.

Im nächsten Schritt wird die Dokumenten Bibliothek der ausgewählten „Site“ angezeigt. Hier die gewünschte auswählen.

Eine Besonderheit ist hier die Dokumenten Bibliothek „All Libraries“.

Beim Individual Storage handelt es sich um ein mandantenfähiges Speichersystem, was zum Beispiel in Unternehmen mit verschiedenen Kunden- oder Mandanten-Kommunikationen relevant ist. So können einzelne Dokumenten Bibliotheken oder zum Beispiel intern alle Bibliotheken, für die Bearbeitungsmöglichkeit aller Mandanten freigegeben werden.

Bei entsprechenden Nutzerrechten wird diese angezeigt und umfasst den Zugriff auf sämtliche Dokumenten Bibliotheken des Individual Storage.

Beispielansicht bei Auswahl von „All Libraries“ mit Zugriff auf alle für den/die Anwender/-in  freigegebenen Mandanten des Individual Storage.

Bei Auswahl einer bestimmten Dokumenten Bibliothek steht anschließend die Verzeichnisstruktur der ausgewählten Dokumenten Bibliothek in der FilesApp zur Verfügung. Die Dateien werden indiziert und stehen nach kurzer Zeit auch über die Suche zur Verfügung.

Einrichtung von weiteren Dokumenten Bibliotheken der Connection

In der FilesApp bei der Connection rechts oben das Pluszeichen auswählen.

„Neue Bibliothek hinzufügen“ auswählen.

Hier die gewünschte „Site“ auswählen.

Die Dokumenten Bibliotheken werden angezeigt.

Die gewünschte Dokumenten Bibliothek auswählen und sie steht anschließend als neuer Tab bei dieser Connection in der FilesApp zur Verfügung.

Diesen Vorgang für alle gewünschten Dokumenten Bibliotheken wiederholen.

Administration und Berechtigungen

Für das Benutzer- und Berechtigungs-Management des Individual Storage wird seitens FilesApp eine webbasierende Administrationsoberfläche – das Individual Storage Admin Portal – zur Verfügung gestellt. Die Zugangsdaten erhält der Administrator der Individual Storage Connection in Folge der Buchung beziehungsweise Inbetriebnahme.

Der/die zuerst angelegte Anwender/-in des Individual Storage ist zugleich Administrator. Dieser kann weitere Benutzer oder Administratoren anlegen und neben Gruppen im Individual Storage Admin-Portal verwalten.

Login

Die Anwender/-innen können sich per Benutzername und Kennwort oder mit einem Microsoft 365 Konto am Individual Storage anmelden, soweit die im Individual Storage Admin-Portal für den/die Anwender/-in verwendete Mail-Adresse auch einem Microsoft 365-Konto zugeordnet ist.

FilesApp Funktionsumfang

Bei dieser Art von Connection gibt es keine Einschränkungen zum Funktionsumfang der FilesApp.