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FilesApp Dokumentation und Leistungsbeschreibung

Microsoft 365 SharePoint Connector

Allgemeine Informationen

Eine Microsoft 365-Website, auch als SharePoint-Website bezeichnet, ist eine webbasierte Plattform für die Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung, die von Microsoft bereitgestellt wird. Es ist Teil der Microsoft 365-Suite von Produktivitätstools, die Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und mehr umfasst.

SharePoint-Websites sind so konzipiert, dass sie Teams und Organisationen beim Speichern, Organisieren und Freigeben von Informationen, Dokumenten und Ressourcen unterstützen. Sie bieten einen zentralen Ort, an dem Benutzer an Projekten zusammenarbeiten, Dokumente gemeinsam erstellen, Workflows verwalten und die Versionskontrolle aufrechterhalten können.

Microsoft 365-Websites bieten verschiedene Features und Funktionen, darunter Dokumentbibliotheken zum Speichern von Dateien, Listen zum Nachverfolgen von Daten, Kalender zum Planen von Ereignissen, Diskussionsrunden für die Kommunikation und anpassbare Webparts zum Anzeigen relevanter Informationen.

Auf diese Websites kann über Webbrowser, mobile Geräte und Desktop-Anwendungen zugegriffen werden, sodass Benutzer flexibel auf ihre Inhalte zugreifen und unabhängig von ihrem Standort zusammenarbeiten können.

Microsoft 365-Websites bieten auch Sicherheitsfeatures zum Schutz vertraulicher Informationen und zur Steuerung des Zugriffs auf Dokumente und Ressourcen. Administratoren können Berechtigungen und Benutzerrollen definieren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen bestimmte Inhalte anzeigen, bearbeiten oder freigeben können.

Insgesamt erleichtern Microsoft 365-Websites die Zusammenarbeit, Kommunikation und das Informationsmanagement innerhalb von Organisationen und ermöglichen es Teams, effizient und effektiv zusammenzuarbeiten.

Mit den weitverbreiteten Microsoft 365 Apps steht pro Tenant (Umgebung eines Lizenznehmers mit Microsoft 365 Apps) eine Microsoft 365 SharePoint Dokumenten-Bibliothek zur Verfügung, was in der Basis das Speichersystem ist, das in einer solchen Umgebung seitens Microsoft zur Verfügung gestellt wird.

Diese Umgebung teilt sich in verschiedene Dokumenten-Bibliotheken, wie zum Beispiel nach den Microsoft 365 Gruppen und Teams, die eingerichtet werden, oder individuelle Sites. Mit jeder der genannten Funktionalitäten werden auf der SharePoint Umgebung des Microsoft 365 Tenants eigene Dokumenten-Bibliotheken zur Verfügung gestellt, man kann sie wie eigene Speichersysteme betrachten, da pro Dokumenten-Bibliothek auch verschiedene Benutzerberechtigungen definiert werden können.

So kann ein/eine Benutzer/Benutzerin mit einer Microsoft 365 Lizenz neben der Nutzung der freigeschalteten Apps auch Zugang zu mehreren Dokumenten-Bibliotheken haben. Als Beispiel kann hier ein Unternehmen genannt werden, für das zum Beispiel pro Abteilung ein Microsoft 365 Team eingerichtet wurde. Jedes Team hat eine eigene Dokumenten-Bibliothek.

Die FilesApp unterstützt dabei, einfach auf die verschiedenen Dokumenten-Bibliotheken zugreifen zu können, ohne mit mehreren Schritten zwischen den Dokumenten-Bibliotheken wechseln zu müssen. Zudem ermöglicht die FilesApp das schnelle Auffinden von Dateien über sämtliche in der FilesApp eingerichteten Dokumenten-Bibliotheken, uvm.

In der FilesApp können mehrere Dokumenten-Bibliotheken und auch mehrere verschiedene Microsoft 365 Tenants, wiederum mit ihren Dokumenten-Bibliotheken eingerichtet werden.

Voraussetzungen

Aktives und bestehendes Microsoft 365 Konto des/der Anwenders/Anwenderin.

Aktive und bestehende FilesApp Microsoft 365 SharePoint Connector Lizenz – siehe https://filesapp.com/de/lizenzen

Dem Anwender muss vom Administrator der FilesApp Microsoft 365 SharePoint Connector Lizenz eine Lizenz zugewiesen sein.

Inbetriebnahme

Einrichtung einer FilesApp Microsoft 365 SharePoint Connection.

Einrichtung der ersten Dokumenten Bibliothek der Connection

In der FilesApp über das Pluszeichen bei den Connections eine neue Verbindung zu einem Microsoft 365 SharePoint Tenant einrichten.

Die Connection Microsoft SharePoint auswählen.

„Sign in with Microsoft“ auswählen.

Die Anmeldedaten mit der E-Mail-Adresse des Microsoft 365 Accounts des/der Anwenders/Anwenderin für den relevanten Microsoft 365 Tenant eingeben und authentisieren.

Nach erfolgreicher Authentisierung wird die Dokumenten-Bibliothek des Microsoft 365 Tenants in der FilesApp angezeigt. Diese auswählen.

Die für diesen/diese Anwender/Anwenderin aufgrund der User-Rechte in der Microsoft 365-Umgebung verfügbaren „Sites“ werden aufgelistet. Hier die gewünschte „Site“ auswählen.

Im nächsten Schritt wird die Dokumenten Bibliothek der ausgewählten „Site“ angezeigt. Diese auswählen.

Anschließend steht die Verzeichnisstruktur der ausgewählten Dokumenten Bibliothek in der FilesApp zur Verfügung. Die Dateien werden indiziert und stehen nach kurzer Zeit auch über die Suche zur Verfügung.

Einrichtung von weiteren Dokumenten Bibliotheken der Connection

In der FilesApp bei der Connection rechts oben das Pluszeichen auswählen.

„Neue Bibliothek hinzufügen“ auswählen.

Hier die gewünschte „Site“ auswählen.

Die Dokumenten Bibliothek wird angezeigt.

Diese auswählen und sie steht anschließend als neuer Tab bei dieser Connection in der FilesApp zur Verfügung.

Diesen Vorgang für alle gewünschten Dokumenten Bibliotheken wiederholen.

Administration und Berechtigungen

Für das Benutzer- und Berechtigungs-Management der Microsoft 365 SharePoint Connection greift durchgängig das der eingebundenen Microsoft 365 SharePoint Umgebung.

Die Anwender/-innen können nur auf Dokumenten-Bibliotheken, Verzeichnisse und Dateien zugreifen, für die ihnen seitens der Microsoft 365 SharePoint Umgebung die Rechte erteilt wurden. Eine ergänzende Administration in der FilesApp ist nicht erforderlich beziehungsweise nicht möglich.

Die Berechtigungen gelten für den kompletten FilesApp Funktionsumfang. Ist zum Beispiel das externe Teilen von Dokumenten seitens der Microsoft 365 SharePoint Administration nicht freigegeben, ist dies auch nicht über die FilesApp möglich.

Ebenso kann ein/eine Anwender/-in keine Dateien in Dokumenten-Bibliotheken suchen und finden, wenn dieser/diese dafür seitens der Microsoft 365 SharePoint Administration keine Zugriffsberechtigung hat.

Besitzer/-innen von Microsoft 365 SharePoint Dokumenten-Bibliotheken, wie sie zum Beispiel auch durch Microsoft 365 Teams erstellt werden, können in der FilesApp Dokumententypen und Tags erstellen und verwalten. Nutzer von Microsoft 365 SharePoint Dokumenten-Bibliotheken können diese nur anwenden.

Login

Die Anwender/-innen können sich mit ihrem Microsoft 365 Konto anmelden.

FilesApp Funktionsumfang

Bei dieser Art von Connection gibt es keine Einschränkungen zum Funktionsumfang der FilesApp.