Allgemeine Informationen zum FilesApp Funktionsumfang
Die Connections zu den Speichersystemen sind in der FilesApp auf API-Basis eingebunden. Nicht alle Speichersystem-Anbieter bieten die gleichen oder den vollen Funktionsumfang, wie er für in der FilesApp umgesetzt wurde.
Wenn es Einschränkungen hinsichtlich des Funktionsumfangs seitens eines Speichersystem-Anbieters gibt, ist dies jeweils bei der Beschreibung des Speichersystems angegeben.
Aktuell umfassen in allen FilesApp Produktvarianten die Connections folgende Funktionsumfänge in Abhängigkeit von den Nutzerrechten des/der Anwender/-in auf dem jeweiligen Speichersystem:
- Nutzung der Clients für alle verfügbaren Betriebssysteme
- Einbindung aller privaten Speichersysteme, die in der FilesApp abgebildet sind
- Lesen von Dateien und Verzeichnissen
- Ändern von Dateien und Verzeichnissen
- Kopieren von Dateien und Verzeichnissen
- Verschieben von Dateien und Verzeichnissen
- Nutzung des einfachen Uploads von Dateien
- Nutzung des Smart Uploads
- Nutzung des Chats zu Dateien
- Einsicht in die Datei-Historie
- Suche in Verzeichnissen
- Globale Suche nach Dateien
- Verwendung von Suchansichten
- Teilen von Dateien und Verzeichnissen
- Gemeinsames Arbeiten an Dateien
Darüber hinaus bei der Produktvariante FilesApp Private+:
Erkennung von Dokumententypen und Tag-Inhalten durch die KI
Darüber hinaus bei der Produktvariante FilesApp Business Basic:
Einbindung der gebuchten Business Connections
Darüber hinaus bei der Produktvariante FilesApp Business Professional:
- API-Nutzungsmöglichkeiten zur Anbindung von weiteren Systemen (z. B. ERP-Systeme, CRM, usw.)
- Nutzungsmöglichkeit von eigenen Workflows mit Microsoft Power Automate
Smart Upload
Start eines Smart Uploads
Wird eine Datei per Smart Upload an die FilesApp übergeben, startet diese in einem erweiterten Funktionsumfang. Dabei können Dokumententypen ausgewählt, bei aktiver beziehungsweise verfügbarer KI (künstliche Intelligenz) werden Dokumententypen vorgeschlagen und antrainierte Tag-Inhalte automatisch befüllt. Anschließend kann die Datei in das im Dokumententypen definierte Verzeichnis unter dem definierten Dateinamen hochgeladen werden.
Ausführung des Smart Uploads:
Durch Auswahl „Smart Upload“ im linken oberen Bereich in der Desktop App, im Webclient oder am Tablet.
Per Drag & Drop in der Desktop App.
Oder per Auswahl in der Smartphone App.
In der Smartphone App steht auch eine Dokumenten-Scan-Funktion zur Verfügung.
Ablauf beim Smart Upload
Nach Start des Smart Uploads, wie im vorherigen Punkt beschrieben, zeigt die FilesApp zunächst die eingerichteten Speichersysteme an.
Nach Auswahl des Speichersystems schlägt die FilesApp die Dokumenten-Bibliothek vor.
Es besteht auch die Möglichkeit manuell einen Dokumententyp auszuwählen oder den Vorgang ohne Smart Upload fortzusetzen.
Wählt man eine Dokumenten-Bibliothek aus, startet die KI Dokumententyp Erkennung.
Die KI schlägt mögliche Dokumententypen vor, je nach Trainingsgrad der KI erfolgen die Vorschläge. Nach auswählen des entsprechenden Dokumententyps, liest die KI die Tag-Inhalte aus dem Dokument und befüllt die Tags mit den zu übernehmenden Inhalten.
Der/die Anwender/-in muss lediglich noch eine Plausibilitätsprüfung der Tag-Inhalte durchführen und diese ggf. korrigieren. Die KI lernt bei jedem Vorgang mit und die Erkennungsrate nimmt mit jedem Smart Upload des Dokumententyps zu.
Durch Klick auf „Upload“ wird die Datei auf das in dem Dokumententyp definierte Speichersystem hochgeladen.
Chat
Für jede Datei steht in der FilesApp die Chat-Funktion zur Verfügung, sodass sich die Beteiligten nicht umständlich über eine weitere Applikation, wie zum Beispiel per E-Mail-Programm, austauschen müssen.
Gewünschte Anwender/-innen können über das @-Zeichen direkt adressiert werden.
Diese Anwender/-innen erhalten eine Mail-Benachrichtigung inklusive Link direkt zu der Datei in der FilesApp, um direkt in den Chat einsteigen zu können.
Zudem werden neue Nachrichten in der FilesApp angezeigt, der Zähler beim Glocken-Symbol am Desktop zeigt die Anzahl der neuen Nachrichten an.
Historie
Zu jeder Datei, die über die FilesApp gemanagt wird, steht eine umfassende und revisionssichere Historie zur Verfügung.
In der Historie sind folgende Aktionen rund um die FilesApp dokumentiert:
- Erstellung der Datei
- Kopieren oder Verschieben einer Datei
- Änderungen von Tag-Inhalten
- Umbenennen von Dateien
Teilen von Dateien und Verzeichnissen
Je nach Funktionsumfang, den das angebundene Speichersystem bietet, können über die Teilen-Funktion in der FilesApp Dateien und Verzeichnisse geteilt werden.
Die Berechtigungen und Möglichkeiten richten sich dabei nach dem jeweiligen Speichersystem. Eventuelle Einschränkungen sind bei den Speichersystem-Beschreibungen vermerkt.
Gemeinsames Arbeiten an Dateien
Wie von Cloud-Anwendungen gewohnt, können auch über die FilesApp Office-Dateien, wie Word, Excel oder PowerPoint, von mehreren Anwendern/-innen gleichzeitig bearbeitet werden, soweit dies der Speichersystem-Anbieter unterstützt, was bei den jeweiligen Connections dokumentiert ist.
Durch Auswahl der Öffnen-Schaltfläche wird direkt das im Betriebssystem verbundene Programm gestartet. Durch Auswahl des Pfeils nach unten bei „Öffnen“/“Open“ wird auch das Online-bearbeiten angeboten. Das gemeinsame Bearbeiten von Dateien ist bei allen Möglichkeiten gegeben, es kann Einschränkungen bei den Connections geben, das ist bei der Beschreibung zu den Connections jeweils vermerkt.