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FilesApp Dokumentation und Leistungsbeschreibung

Die Funktionsweise der FilesApp

Die Software FilesApp bietet die Möglichkeit eines KI-gestützten, generischen Datei Management Systems mit Enterprise Suchfunktionen, System Integrations- und Automatisierungsmöglichkeiten in einer App.

Das Datei-Management funktioniert mit der FilesApp einfach und sicher. Sie lässt sich in vorhandene Abläufe und Prozesse integrieren.

Mit der FilesApp wird auch die Möglichkeit geschaffen, ein optimiertes Datei-Management zu implementieren: Digitalisierung und Automatisierung werden mit der FilesApp auf ein neues Niveau gebracht und gleichzeitig werden die Anforderungen, mit denen Unternehmen und Anwender/-innen konfrontiert werden, bspw. dem Datenschutz, erfüllt.

Zahlreiche Speichersysteme, bspw. auch mehrere SharePoint-Instanzen, können an die FilesApp angebunden werden, somit wird die strukturierte Speicherung und Auffindbarkeit von Dateien in allen angebundenen Speichersystemen ermöglicht. Die Verbindungen zu den Speichersystemen werden in der FilesApp als Connections bezeichnet.

Sämtliche Benutzer- und Berechtigungsvorgaben der angebundenen Speichersysteme werden von der FilesApp übernommen, sodass weder eine weitere Berechtigungs-Administration erforderlich ist noch, dass Anwender/-innen auf Dateien zugreifen können, für die sie im Speichersystem keine Berechtigung haben.

Das Datei-Management erfolgt anhand von definierten Dokumententypen mit ihren Tags und vorgegebenen Verzeichnis- und Dateinamenskonventionen, die bei entsprechender Berechtigung individuell administriert werden können.

Die integrierte KI lernt anhand der über die FilesApp hochgeladenen Dateien bei wiederkehrenden Vorlagen mit und kann sowohl Dokumententypen als auch die definierten Taginhalte erkennen. Die Anwender/-innen müssen lediglich noch eine Plausibilitätsprüfung für die erkannten Inhalte und Zuordnungen durchführen und haben keine Aufwände mehr für die korrekte Verzeichnisauswahl und die Vergabe von Dateinamen. Die Dateien können nach erfolgtem Upload via FilesApp gefunden werden.

Die Dateien werden in den von den Anwender/-innen bzw. den Unternehmensvorgaben festgelegten Speichersystem gespeichert, die FilesApp speichert keine Dateien.

Die komplett automatisierte Speicherung von Dateien, zum Beispiel mittels Workflows oder per API angebundene Systeme, ist ebenfalls möglich.

Die FilesApp ermöglicht über ihre API und SDK zudem die Anbindung, Integration und Automatisierung mit entsprechenden weiteren Applikationen, wie ERP-Systeme, Workflow-Management, uvm. So kann zum Beispiel Microsoft SharePoint durch die FilesApp als Speichersystem für ein DMS verwendet werden, wenn das verwendete System eine moderne API bietet.

Eine Auflistung der Funktionalitäten und der direkte Vergleich der Produktvarianten ist über http://filesapp.com/de/lizenzen/ erreichbar.

Verlauf beim Upload durch die Anwender/-innen

Der/die Anwender/-in wählt über die FilesApp einen Dokumententypen aus und vergibt die relevanten Tags oder lässt diese durch die KI befüllen.

Die FilesApp gibt über die für den Dokumententyp definierten Vorgaben Verzeichnis und Dateiname für die Speicherung auf dem Endpunkt vor.

Das Dokument wird nach den Definitionen direkt im definierten Speichersystem und Verzeichnis mit dem vorgegebenen Dateinamen gespeichert.

Verlauf bei der Anbindung von Systemen

Der/die Anwender/-in wählt bei der Ausgabe eines Vorgangs im System die Definition mit FilesApp in der Ausgabesteuerung.

Die Tags werden automatisch erzeugt, die FilesApp gibt über die für den Vorgang definierten Vorgaben Verzeichnis und Dateiname für die Speicherung auf dem Endpunkt vor.

Das Dokument wird nach den Definitionen direkt im definierten Speichersystem und Verzeichnis mit dem vorgegebenen Dateinamen gespeichert.